Waarom doen we dit eigenlijk?

In een intensieve teamsessie de kennis van mensen inzetten om overbodige activiteiten te stoppen

Verschillende collega-afdelingen (HR, Finance, IT en Facilities) worstelen met hun onderlinge afstemming over een belangrijk bedrijfsproces. Voor mij als buitenstaander oogt het allemaal erg ingewikkeld en ik heb het gevoel dat er sprake is van dubbel of overbodig werk.

Ik stel voor om een ‘dummy sessie’ te organiseren met vertegenwoordigers van alle betrokken afdelingen. Ik ben de ‘dummy’: ik weet niets en probeer stap voor stap, vragend en doorvragend, de logica van hun proces te doorgronden: wat doe je vervolgens, waarom is dat nodig, wat levert het op, enzovoort.

Door dit consequent en vasthoudend te doen, gaan de deelnemers zichtbaar door verschillende stadia heen: (1) beetje geïrriteerd: ‘ja dat doen we zo, omdat dat moet, dat kan niet anders’ [hoe zo, dan, vraag ik, ik begrijp niet waarom], (2) tot zelf vervolgens hardop nadenkend: ‘waarom doen we dat eigenlijk?’, (3) daarna over elkaar heen buitelend, omdat ze ineens simpelere oplossingen zien (4) die ze tot slot energiek en zichtbaar opgelucht direct met elkaar dichttikken.